Projectsecretaris

Projectsecretaris — Brienenoordbrug (Rijkswaterstaat)

Als projectsecretaris voor het Brienenoordbrug-project ben je de spin in het web van het projectteam en de rechterhand van de projectmanager/Manager Projectbeheersing.
Je verzorgt zelfstandig voorbereiding, agendabeheer en verslaglegging van Kernteam- en Projectbeheersingsoverleggen en legt acties en besluiten vast.
Je beheert informatiestromen en documentbeheer (SharePoint Online), ondersteunt bij voortgangsrapportages en draagt bij aan projectbeheersprocessen.
Je organiseert en notuleert (complexe) overleggen, volgt acties actief na en verzorgt diverse secretariële en organisatorische taken (post, attenties, teamactiviteiten).
De rol vraagt een hands-on, proactieve en flexibele collega die snel schakelt in een technisch en bestuurlijk complexe omgeving; regio Rotterdam / Westraven.

Vereist profiel

• Minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid (knock-out-eis).
• Aantoonbare mbo-opleiding op secretarieel/economisch niveau of gelijkwaardig (knock-out-eis).
• Minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator (knock-out-eis).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk; ervaring met Word, Excel, PowerPoint en Outlook (knock-out-eis).
• Aantoonbare ruime ervaring met notuleren van complexe overleggen met interne en externe stakeholders (knock-out-eis).
• Competenties: communicatief sterk, hands-on, gestructureerd, detailgericht, proactief, oplossingsgericht, flexibel en bestuurlijk sensitief.
• Pre: ervaring bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare overheidsorganisaties en ervaring met grote infrastructurele projecten (> €200M).
• Randvoorwaarden: niet geschikt voor ZZP/ eigen B.V.; maximaal 2 kandidaten per leverancier; fee-only constructies worden niet geaccepteerd.
• Administratieve eisen bij aanbieding: CV in PDF met voor- en achternaam, actuele woonplaats, en vermeld e-mailadres van de kandidaat in de motivatie; geen foto’s of persoonsgegevens in strijd met AVG.
• Beschikbaarheids-/contracteisen: bij voortijdige beëindiging minimaal 1 maand opzegtermijn; kandidaten boven het maximale tarief worden afgewezen.

Eisen

• Deze aanvraag is niet geschikt voor ZZP'ers/ondernemers met een eigen B.V.
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
• Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld.
• Geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie.
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen.
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op mbo-niveau (bijvoorbeeld een secretariële/economische opleiding).
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator.
• De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met het notuleren van (complexe) overleggen, met zowel interne als externe betrokkenen.

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals de Rijksoverheid of ProRail).
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij grote infrastructurele projecten (> € 200 miljoen).