Projectsecretaris Projectmanagementbureau - cluster SO

Jij zorgt voor overzicht, structuur en voortgang in complexe projecten en bent de rechterhand van de projectmanager. Je opereert proactief, schakelt gemakkelijk met stakeholders en levert een inhoudelijke bijdrage aan projectresultaten en procesverbetering.De functie van projectsecretaris valt onder het cluster Stadsontwikkeling bij het Projectmanagementbureau (PMB). De focus van de projectsecretaris ligt op de besturing van projecten op basis van de beheersaspecten: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit (GROTICK). De primaire taak van de projectmanager is het managen van het project en het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De projectsecretaris ondersteunt dit proces door de organisatie van de backoffice te verzorgen. Dat betekent dat je zorgt voor projectdocumentatie zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendapunten en andere beslisdocumenten.De projectsecretaris binnen PMB werkt aan gebiedsontwikkelingsopgaven die zich kenmerken door grootstedelijke complexiteit: meerdere belangen, hoge ruimtedruk, intensieve samenwerking met interne en externe partners en politieke gevoeligheid.In jouw rol ben je verantwoordelijk voor structuur, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.De hoofdtaken van de projectsecretaris:Produceert en coördineert relevante projectdocumenten en -processen, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;Coördineert overleggen en bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingstrajecten, inclusief voorbereiding, agendering en opvolging van besluiten;Bewaakt acties, planningen en bestuurlijke deadlines en stuurt actief op voortgang en opvolging binnen het project;Stelt notities, voortgangsrapportages en besluitdocumenten op en toetst deze op consistentie ten aanzien van eerdere besluitvorming;Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen en bewaakt samenhang binnen het project;Is verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van overleggen en bijeenkomsten, inclusief het beheer van actie- en besluitenlijsten;Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project met betrekking tot bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;Bewaakt de voortgang van het project op de GROTICK-aspecten en adviseert de projectmanager over voortgang, risico's en prioriteiten;Signaleert knelpunten en kansen in processen en draagt actief bij aan procesverbeteringen;Werkt intensief samen met interne en externe stakeholders en zorgt voor effectieve afstemming en informatie-uitwisseling;Vergaart actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project en vertaalt dit naar bruikbare inzichten;Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd betrokkenen binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus;Neemt actief deel aan overleggen en stemt regelmatig af met de projectmanager over voortgang en prioriteiten.