Office manager

1 FTE
Niet geschikt voor ZZP
Hybride werken: 3 verplichte kantoordagen per week

Functie: Interim Office Manager

Context en richting

Door het onverwacht deels uitvallen van de huidige officemanager is er per direct een tijdelijke capaciteitstekort ontstaan binnen de office management functie. Om de continuïteit van de dagelijkse operationele en facilitaire ondersteuning te waarborgen, is ervoor gekozen om een ervaren interim officemanager te zoeken via een detachering.

Deze zal opereren binnen de bestaande organisatie- en teamstructuur en verantwoordelijk zijn voor het borgen van de reguliere office management werkzaamheden, waaronder planning, facilitaire coördinatie en ondersteuning van het team en aangewezen management teamleden.

Opdracht, deliverables en tijdslijnen

Werkzaamheden:

• De interim Office manager zal opereren binnen de bestaande Colesco organisatie- en teamstructuur en verantwoordelijk zijn voor het borgen van de reguliere office management werkzaamheden, waaronder planning, facilitaire coördinatie en ondersteuning van het team en aangewezen management teamleden.
• De opdracht omvat het zelfstandig uitvoeren en coördineren van alle reguliere office management werkzaamheden binnen de bestaande organisatie- en teamstructuur. De interim Office manager stemt waar nodig af met interne stakeholders en fungeert als eerste aanspreekpunt voor kantoor gerelateerde zaken en agenda management/beheer van aangewezen management tem leden.

Deliverables:

• Borging van dagelijkse office management processen (o.a. planning, agenda- en vergadercoördinatie, facilitaire zaken)
• Tijdige en correcte afhandeling van operationele verzoeken vanuit het team
• Coördinatie van externe leveranciers en facilitaire diensten
• Signalering van knelpunten en proactieve verbetervoorstellen
• Zorgdragen voor een goed functionerende en representatieve werkomgeving
• (Indien van toepassing) overdracht en documentatie van werkzaamheden voor bij terugkeer van de vaste officemanager

Tijdslijnen

• Juli: Kennismaking inwerken
• Juli-oktober uitvoeren werkzaamheden
• Oktober overdracht werkzaamheden naar vaste office manager

Specifieke vaardigheden

Belangrijke competenties die direct inzetbaar zijn voor een bepaalde periode van 4 maanden zijn:

• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden
• Professionele sensitiviteit, discretie en vertrouwelijkheid
• Stakeholdermanagement
• Pro activiteit en probleemoplossend vermogen
• Facilitair en operationeel management
• Stressbestendigheid en flexibiliteit
• Professionaliteit en representativiteit
• Digitale vaardigheid