Projectsecretaris CM project A9BAHO

Opdrachtomschrijving

Voor het grote infrastructurele project A9BAHO (programma Schiphol‑Amsterdam‑Almere) zoeken we een proactieve Projectsecretaris ter ondersteuning van het Contractteam. Je structureert, organiseert en borgt informatie- en besluitvormingsprocessen, zodat het contractteam efficiënt kan functioneren.
Je fungeert als aanspreekpunt voor telefonische contacten, verwerkt correspondentie (typen, scannen, archiveren) en organiseert (team)bijeenkomsten en vergadercycli.
Je verzorgt tijdige voorbereiding en verspreiding van vergaderstukken, verslaglegging van in- en externe vergaderingen, uitwerking en verspreiding van notulen en de bewaking van actielijsten.
Je houdt overzicht op documentbeheer en informatievoorziening, bewaakt continuïteit en draagt bij aan heldere besluitvorming en gecontroleerde projectvoortgang.
Je werkt nauw samen met de projectondersteuner van A9BAHO en vervangt deze bij afwezigheid; je bent een spin in het web voor praktische zaken binnen de organisatie en draagt actief bij aan continue verbetering.

Vereist profiel

• Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of projectondersteunende richting.
• Aantoonbare ervaring als projectsecretaris of projectondersteuner binnen infrastructurele of contractgestuurde projecten.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden: plannen, agenderen, verslaglegging en bewaken van actielijsten.
• Zeer accuraat en proactief; gericht op procesbeheersing, verbetering en zorgvuldige documentatie.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands (mondeling en schriftelijk) en klantgerichte, open uitstraling.
• Stressbestendig, flexibel en in staat om prioriteiten te stellen binnen een dynamische omgeving.
• Ervaring met gangbare kantoortoepassingen (MS Office, documentenmanagement, e‑mailbeheer) en digitale vergadertools.
• Samenwerkingsgericht: makkelijk in de relatie met projectteamleden, besluitvormers en externe partijen; vervangt de projectondersteuner bij afwezigheid.
• Bereidheid om te werken op locatie (Amsterdam/Rijkswaterstaat-projectomgeving) en betrokkenheid bij het programma SAA (Schiphol‑Amsterdam‑Almere).

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar relevante ervaring in uitvoerende, ondersteunde en adviserende werkzaamheden op het gebied van contractmanagement.
• Kandidaat heeft minimaal MBO denk en werkniveau met een afgeronde HAVO opleiding.
• Kandidaat heeft Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen (Hummingbird/Connect)
• Kandidaat heeft ervaring met werken in de Rijkswaterstaat organisatie.

Wensen

• De mate waarin de kandidaat voldoet aan de genoemde competenties (aantoonbaar d.m.v. CV/ en of gesprek)
• Kandidaat heeft kennis van en ervaring met Projecten met een opdrachtwaarde groter dan 250 miljoen in de GWW-sector.
• Mate van kennis van contractbeheersing in een DBFM context.

Competenties

• Je bent RADIO-V: resultaatgericht, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend.
• Je bent stressbestendig.
• Je kunt goed plannen en organiseren.
• Je kunt goed analyseren.
• Je hebt een proactieve instelling
• Je bent omgevingsbewust (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Je beweegt effectief binnen een internationale context, begrijpt culturele verschillen en weet soepel te schakelen met mensen uit verschillende landen.