Adviseur Projectbeheersing

In het kort: Je gaat het digitale projectarchief beheren door documenten te registreren, ordenen, autorisaties te regelen, medewerkers te trainen en te coachen, en te zorgen dat het archief voldoet aan de kwaliteits- en ordeningseisen van Rijkswaterstaat.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
– het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
– het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
– het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
– instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
– het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
– het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
– het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
– toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
– het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
– het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht:
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht: JA

Eisen

LET OP: Deze opdracht is alleen in te vullen via detachering (je komt tijdelijk bij ons in dienst tegen een vast maandloon)

– Deze aanvraag is niet geschikt voor ZZP’ers/ondernemers met een eigen B.V. – Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen. – Minimaal HBO denk en werkniveau. – Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren. – Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen. – Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.

Wensen

… lees de volledige omschrijving bij OverheidZZP.