Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad (OR)

Afdeling

Deze functie valt onder de afdeling Juridische Aangelegenheden en Bestuursondersteuning en rapporteert functioneel aan het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraad (OR), met de voorzitter in een leidende rol.

Korte omschrijving

Als ambtelijk secretaris van de OR ben je adviseur en ondersteuner van het dagelijks bestuur en de volledige ondernemingsraad.

Je adviseert over wet- en regelgeving (WOR), medezeggenschapsrechten en interne procedures en zorgt dat de OR op basis daarvan besluiten kan nemen.

Je organiseert en coördineert alle OR-activiteiten: vergaderingen, agendavoorbereiding, notulering en verslaglegging, en zorgt dat informatie tijdig beschikbaar is.

Je bewaakt opvolging van afspraken, monitort acties en deadlines en signaleert vroegtijdig wanneer voortgang stokt, zodat de OR effectief blijft functioneren.

Je bent het centrale aanspreekpunt voor de OR binnen en buiten de organisatie en verzorgt heldere communicatie tussen OR, management en medewerkers. Werkdagen: maandag en donderdag (overige uren in overleg).

Vereist profiel

• HBO/WO werk- en denkniveau, bij voorkeur met juridische of bestuurskundige achtergrond.
• Aantoonbare kennis van de WOR en ervaring met medezeggenschap en OR-processen is een sterke pré.
• Ervaring met agendabeheer, (digital) notuleren en verslaglegging; nauwkeurigheid en structuurtalent.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en ervaring met stakeholdermanagement binnen een gemeentelijke of vergelijkbare organisatie.
• Proactief, zelfstandig en discretie bij omgang met vertrouwelijke informatie; goede organisatorische en planningsvaardigheden.
• Oog voor procesbewaking: opvolgen van acties, monitoren van deadlines en tijdig signaleren van knelpunten.
• Beschikbaarheid op vaste vergaderdagen maandag en donderdag; overige uren in overleg flexibel invulbaar.
• Woonachtig in of bereid te reizen naar regio Zoetermeer is gewenst.

Eisen

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening; dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd te staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G-rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt.
• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij.
• Minimaal 24 uur per week beschikbaar, waaronder op de maandagen en donderdagen in verband met vergaderingen OR.
• Aantoonbare werkervaring in de rol van Secretaris bij een overheidsorganisatie.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het notuleren van vergaderingen, het opstellen en bijhouden van een actielijst en het bewaken dat de acties worden uitgevoerd.
• Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaris van een OR.
• Minimaal 1 jaar als secretaris van een OR bij een gemeente.
• Aantoonbare afgeronde opleiding secretaris of opleiding WOR.

Competenties

• Nauwkeurig.
• Faciliterend.
• Organisatietalent.
• Initiatiefrijk.
• Goede communicatieve vaardigheden.