Projectmanagement officer

Opdrachtomschrijving

Ter ondersteuning van het project Enterprise Cloud zijn wij op zoek naar een ervaren PMO. Door de omgeving waarin het project zich afspeelt is affiniteit met ICT (begrippen, terminologie) een vereiste. De PMO moet zich de materie snel eigen kunnen maken om een goede bijdrage te kunnen leveren wat betreft voorbereiden van verschillende rapportages, signaleren van afwijkingen, vastleggen van juiste acties/besluiten, reviewen van documentatie, e.d. Van de PMO wordt verwacht dat zij/hij de programmamanager ontlast en ontzorgt en met haar/hem meedenkt over welke taken er kunnen worden overgenomen en/of grotendeels kunnen worden voorbereid.

De PMO staat in dienst van het project en legt verantwoording af aan de programmamanager. De PMO maakt onderdeel uit van een pool met PMO-collega’s van de afdeling Project- en programmamanagement van DUO. Zij/hij is in eerste instantie bedoeld voor deze opdracht, het is echter mogelijk dat zij/hij na verloop van tijd ook op andere opdrachten wordt ingezet.

Verantwoordelijkheden:

• Rechterhand programmamanager, vervangen bij afwezigheid.
• Projectmedewerkers on- en offboarden.
• Aanvragen voor Cloud Transitie rol (RBAC) in CA identity portal voor toegang netwerkschijf.
• Digitaal archief (netwerkfolder) up-to-date houden, mensen instrueren.
• Stakeholdersoverzicht up-to-date houden.
• Beheer urencodes in SAP.
• Up-to-date houden van CT Wiki pagina.
• Beheer toegang CT SharePoint.
• Uitvraag afwezigheid en zelf invullen voor stakeholders (management, directie, bestuur).
• Maandelijks HPR (maken, input uitvragen en versturen).
• Wekelijks PMT (plannen, voorbereiden, notuleren, acties en besluiten).
• Maandelijks Stuurgroep/Programboard (plannen, voorbereiden, notuleren, acties en besluiten).
• Kwartaal Sponsoroverleg → nu MT F&S (voorbereiden).
• Overleggen, workshops, sessies e.d. (plannen, ruimtes en lunch reserveren, bezoek aanmelden).
• Uitjes, etentjes, borrels, afscheid (plannen, uitzoeken, reserveren, bestellen).
• Risico- en issuelog bijhouden (aparte sessies 1x per kwartaal).
• Configuratielog (bijhouden).
• Cloud mailbox bijhouden (mails beantwoorden of doorsturen).
• Cloud agenda: plannen van overleggen.
• Maken en versturen nieuwsbrief.
• Documentatie audits opleveren.

Achtergrond opdracht:

In 2017 ontstond bij DUO het plan om een Software Defined Data Center (SDDC) als next-generation VMware platform te implementeren. Dit zou DUO de beschikking geven over een volledige software defined infrastructuur waar compute, storage en netwerk infrastructuur door middel van software zijn geïmplementeerd en geconfigureerd. In 2019 spraken DUO en ODCN met elkaar af om op dit vlak te gaan samenwerken. De logische taakverdeling: ODCN als leverancier van de SDDC-dienst en DUO als afnemer/launching customer. Dit traject onder de naam Enterprise Cloud leverde een op VMware-VCD gebaseerde multi-tenant stack op. Na een periode van 2 jaar heroriëntatie, is dit de opdrachtbeschrijving voor het Programma Cloud Transitie, voor de doorstart en afronding van EC, rekening houdend met de adviezen die DUO vanuit AcICT op dit dossier heeft ontvangen.