Projectondersteuner/Projectsecretaris van Brienenoordbrug

Opdrachtomschrijving

Het project Vernieuwen van Brienenoordbrug is een groot renovatieproject dat aan de vooravond staat van aanbesteding van de onderliggende 4 contracten. Voor dit project wordt een RWS projectorganisatie opgebouwd. In het hart van die organisatie staat het projectsecretariaat. De projectsecretaris voert de secretariële taken hands-on uit. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd.

Het project van Brienenoordbrug heeft behoefte aan een projectondersteuner met projectsecretaris kwaliteiten. De projectondersteuner is de rechterhand van de projectmanager/Manager projectbeheersing en het projectteam en pakt diverse zaken rondom administratie, organisatie en informatie, projectbeheersing en communicatie zelfstandig op. De projectondersteuner is verantwoordelijk voor het goede verloop van de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen, waaronder de Kernteamoverleggen, neemt deel aan in de Kernteamoverleggen en de Projectbeheersingsoverleggen. De projectondersteuner haalt de agendapunten op en zorgt voor verslaglegging en vastleggen acties en besluiten.

De opdracht (projectondersteuning cq. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd.

Als projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam. Je bent het centrale aanspreekpunt van projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. En je geeft mogelijk ook leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.

• Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam
• Voorbereiden, agendabeheer en verslagleggen van diverse (directie) overleggen en bijeenkomsten
• (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder organisatorische processen, informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer en voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.

De Projectsecretaris heeft o.a. de volgende taken:

• Het zelfstandig en proactief uitvoeren van allerhande/ project ondersteunende werkzaamheden (administratieve, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten.
• Bewaken en orderenen van de processen rondom het projectsecretariaat
• Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties.
• Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal/grammatica
• Verzorgen van teambuildingsactiviteiten en verbindende factor in het team.
• Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
• Verzorgen van (uitgaande) post, etc.
• Opstellen en bijhouden van project specifieke documenten: vakantieplanning, organogram, checklist nieuwe medewerkers etc.
• Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen;
• Bewaken en orderenen van de processen rondom het projectsecretariaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.